Een retraite organiseren in Frankrijk: waar je op moet letten

Je hebt een groep, een programma en een idee. Wat je nog niet hebt is een plek. En dat blijkt het lastigste onderdeel, want de meeste locaties zijn gebouwd voor iets anders dan wat jij van plan bent.

Dit artikel hoort bij de locatie huren voor je eigen retraite: het hele landgoed, maximaal acht deelnemers, met een werkruimte van 60 m2.

Hieronder staat wat je vooraf moet uitzoeken, op volgorde van wat er misgaat als je het overslaat.

1. Reken eerst, kies daarna

De meeste organisatoren beginnen bij de locatie en rekenen achteraf. Doe het andersom.

Stel je vraagt acht deelnemers 1.800 euro voor een week. Dat is 14.400 euro aan omzet. Daarvan gaat af: de locatie, het eten, je eigen tijd en eventuele gastdocenten. Als vuistregel mag de locatie tussen de 25 en 35 procent van je omzet kosten. Zit je daarboven, dan werk je voor de verhuurder.

Vraag dus altijd naar de weekprijs voor de hele locatie, niet naar de prijs per persoon. Alleen dan kun je rekenen.

2. Exclusiviteit is geen luxe maar een voorwaarde

Dit is het punt waar het het vaakst misgaat. Je boekt een mooi landhuis, en in dezelfde week zit er een gezin met kinderen bij het zwembad.

Voor een programma waarin mensen zich kwetsbaar opstellen is dat funest. Vraag expliciet of je het hele terrein hebt, en of er in jouw week andere gasten kunnen zijn. Laat het schriftelijk bevestigen.

3. Een aparte werkruimte, geen woonkamer

Veel locaties beloven een ruimte voor je programma en bedoelen daarmee de woonkamer met de banken aan de kant. Dat werkt niet. Wat daar in de ochtend gebeurt, hangt in de middag nog in de ruimte, en wie even niet mee wil doen kan nergens heen.

Vraag naar de vierkante meters, het daglicht en of de ruimte los staat van het woongedeelte. Voor acht deelnemers heb je minimaal veertig vierkante meter nodig, en liever meer.

4. Je eigen kamer

Je begeleidt een week lang en dat kost energie. Als jij op de bank slaapt of je kamer deelt met een deelnemer, ben je nooit uit de rol.

Vraag of er een aparte kamer voor de begeleider is, en waar die ligt. Bij voorkeur dicht bij de werkruimte en niet midden tussen de deelnemers.

5. Eigen badkamers

Acht mensen die een badkamer delen leidt tot wachtrijen op precies het verkeerde moment. Ensuite badkamers zijn duurder maar besparen je een week aan logistieke irritatie.

6. Wat je met eten doet

Er zijn drie mogelijkheden en ze kosten alle drie iets anders.

Zelf koken is het goedkoopst maar kost je programma-aandacht. Een kok inhuren is de veiligste route als het budget het toelaat. Laten cateren door de locatie ligt daartussenin, en heeft als voordeel dat zij de leveranciers kennen.

Vraag of je een eigen kok mag meenemen, en of de keuken groot genoeg is om voor tien mensen te koken.

7. Internet, ook als je het niet wilt

Klinkt tegenstrijdig bij een retraite, maar deelnemers moeten thuis kunnen laten weten dat ze veilig zijn aangekomen, en jij moet bereikbaar zijn als er iets is. Op het Franse platteland is dat geen vanzelfsprekendheid.

Vraag naar de verbinding en of die ook buiten werkt.

8. Bereikbaarheid

Elk uur extra reistijd vanaf de luchthaven kost je deelnemers. Vraag naar de afstand tot het dichtstbijzijnde vliegveld, of er transfers mogelijk zijn, en of een huurauto nodig is.

9. Het seizoen

Voor- en najaar zijn voor retraites vrijwel altijd beter dan de zomer. Het is koeler, de streek is rustiger en de prijzen liggen lager omdat je buiten het hoogseizoen valt.

April tot juni en september tot oktober zijn in Zuidwest-Frankrijk de aangenaamste maanden.

Een checklist om mee te bellen

• Weekprijs voor de hele locatie, exclusief gebruik
• Aantal slaapkamers en badkamers
• Aparte begeleiderskamer
• Vierkante meters van de werkruimte en daglicht
• Catering: wat kunnen zij, mag je een eigen kok meenemen
• Internetverbinding, ook buiten
• Reistijd vanaf het vliegveld en transfers
• Bijkomende kosten: schoonmaak, borg, toeristenbelasting, energie
• Aanbetaling en annuleringsvoorwaarden

Neem die lijst mee als je belt. De antwoorden vertellen je binnen tien minuten of een locatie serieus is.

Geschreven door Edwin en Angela

Wij wonen naast Gite La Grange in de Gers en verhuren het vakantiehuis, de suites en het hele landgoed. Alles wat we schrijven komt uit wat we hier zelf zien en meemaken. Angela begeleidt daarnaast haar eigen retraites, waarover je meer leest op angelavanderhout.nl.

De locatie hurenHet hele landgoed exclusief, voor maximaal acht deelnemers.